Każdy, kto kiedykolwiek brał udział w jakimkolwiek szkoleniu z zarządzania czasem lub nawet czytał dowolny artykuł o produktywności, wie, że aby być wydajnym, dobrze jest spisywać zadania. Pytanie polega jednak na tym jak je spisać, aby rzeczywiście je wykonać. Jak robić listy, które nam pomogą a nie wylądują w koszu nie ruszone.
Spisuj tam gdzie je widzisz
Technika zapisywania zadań w kalendarzu, którego nie używasz, nigdy nie zadziała. Musisz spisywać zadania w takim miejscu, z którego naprawdę będziesz korzystał. To może być kartka papieru, ale niech wtedy leży na Twoim biurku i patrz na nią regularnie. To może być kalendarz ale tylko jeżeli naprawdę go codziennie używasz.
Tylko prawdziwe zadania
Wpisuj tylko zadania, które na poważnie zamierzasz wykonać i to w terminie najbliższych kliku dni. Lista zadań to lista zadań, a nie życzeń typu: "Chciałbym to wykonać, gdybym miał kilka wolnych chwil" - wpiszesz je, jeśli naprawdę zostanie Ci kilka chwil.
Lista zadań ma działać na Ciebie trochę jak płachta na byka - widzisz zadania i wiesz, że każde trzeba wykonać. Dzięki temu nie tracisz czasu na ciągłe zastanawianie się, które zadanie wykonać, a które zostawić na później. Na kartkę idą tylko te, których nie chcesz lub nie możesz zostawiać na później.
Jeśli zadanie wisi Ci na kartce dłużej niż kilka dni, a Ty wciąż się za nie nie zabierasz - skreśl je i nie oszukuj się, że jest na tyle ważne, żebyś chciał się za nie zabrać - przynajmniej w tej chwili (Ustaw przypomnienie na mailu lub w telefonie na przyszłość - może kiedyś je wpiszesz). A jeśli jest ważne, a po prostu zwlekasz, to przyznaj się przed sobą co Cię wstrzymuje, przełknij obawy i po prostu zrób to - skreślenie takiego zadania, które wisiało Ci tyle czasu nad głową przyniesie Ci niesamowitą ulgę.
Nie wpisuj za dużo
Pewnie masz masę zaległych rzeczy do zrobienia, ale jeśli wpiszesz sobie na kartkę od ręki 50 zadań to możesz być pewien, że nigdy ich nie wykonasz. Wpisuj tylko te zadania, które naprawdę zamierzasz wykonać w najbliższym czasie. Odrzuć wszystkie rzeczy, które masz wykonać za 2 tygodnie albo miesiąc. Na takie zadania lepszy jest kalendarz lub przypomnienie na telefonie czy e-mailu. Wpiszesz je na swoją listę kiedy rzeczywiście wejdą w zakres bieżących zadań do wykonania.
A prioretyzowanie?
Oczywiście, że są zadania ważniejsze i mniej ważne i jeśli pojawi się coś co jest ważniejsze niż wszystko inne, to robisz to na początku. Z drugiej strony ciągłe ustawianie zadań na liście w kolejności ich ważności to strata czasu, skoro i tak musisz zrobić je wszystkie. Nie marnuj więc na kolejność zbyt wiele czasu.
Wykonuj, wykonuj, wykonuj... po jednym
Każda lista zadań, której się nie używa nadaje się tylko na śmietnik, albo jako souvenir dla samego siebie, żeby spojrzeć po paru miesiącach i zobaczyć jak się miała do późniejszej rzeczywistości. Wykonuj zadania z listy jedno po drugim. Po to je tam wpisałeś, żeby je zrobić. Rób i skreślaj, wpisuj nowe jak przychodzą, rób i skreślaj.
Wykonuj równocześnie jedno zadanie. Multitasking jest mocno przereklamowany. Prawdziwe efekty osiąga skoncentrowany umysł. Relizuj do końca jedno zadanie i przechodź do następnego i następnego.
Będziesz w głębokim szoku gdy zobaczysz jak dużo zrobiłeś.