Pamiętam jak zaczynałem swoją ostatnią pracę. Z powodu zupełnie przypadkowych okoliczności już po tygodniu prowadziłem dwa odrębne projekty, przewodząc dwóm różnym, nieznanym mi i zżytym drużynom, w zupełnie nowej dla siebie firmie i w kompletnie innym sektorze niż ten, do którego byłem przyzwyczajony. Dodatkowo jeden z projektów dotyczył zagadnienia, o którym wcześniej tylko pobieżnie czytałem. I oczywiście napięte terminy - stres do nieba.
Dokładnie pamiętam moment, w którym przyłapałem sie na tym, że od jakiegoś czasu przeklikuję pomiędzy chyba 15 otwartymi arkuszami excela, próbując podjąć decyzję w co włożyć ręce, co jest ważne, a co nie i jak się w ogóle zabrać do wszystkich piętrzących się przede mną zadań, pytań, niejasności i moich braków wiedzy, które muszę pokryć, aby doprowadzić wszystko do porządku. Byłem w takim stresie, że w zasadzie nie mogłem normalnie myśleć i czułem jak tonę.
Jest jednak kilka trików, żeby wyjść cało nawet w najgorszym momencie:
Zrozum, że w takim stanie nic nie osiągniesz
Stres jest dobry jedynie w umiarkowanej ilości. Jego nadmiar kompletnie obezwładnia i powoduje, że Twoje zdolności umysłowe osłabiają się: kreatywność zanika, spostrzegawczość staje się upośledzona i nawet zdolność logicznego kojarzenia spada. Gdy przyłapiesz się na przesadnym stresie, powiedz sobie jasno - "W takim stanie nic nie osiągnę..."
Zrób sobie przerwę
15 minut nie zawali sprawy, a może zdziałać cuda.
Idź, napij się wody. Najprawdopodobniej od jakiegoś czasu pijesz tylko kawę i jesteś solidnie odwodniony co tylko potęguje Twoje napięcie.
Jeśli możesz, wyjdź na chwilę na świeże powietrze i weź parę wdechów. Pomyśl o czymś niezwiązanym z pracą, o czymś miłym. Złapiesz trochę perspektywy i poczujesz, że jest jeszcze coś poza pracą. Dystans pomoże Ci lepiej realizować Twoje zadania.
Ogarnij fizyczny teren
Nie wiem jak Ty, ale ja w przypadku nadmiernej presji czasowej, zaczynam mieć wokół siebie lekki bałagan. Jeśli Ty też - sprzątnij go trochę. Poukładaj papiery i wyrzuć niepotrzebne, wsadź długopisy do stojaka itp. Jeśli papierów jest za dużo, schowaj je po prostu do szuflady - lepszy rydz niż nic.
Nie posunie to do przodu Twojego projektu, ale da Ci początkowe poczucie, że przejmujesz kontrolę nad sytuacją. Istnieje też maksyma biurowa, że "czyste biurko to czysty umysł".
Minęło może z 20 minut, a Ty jesteś już w znacznie lepszej formie. Teraz możesz zacząć działać.
Wypisz swoje zadania
Nie ma tu nic lepszego niż czysta kartka A4 i długopis. Wypisz od góry do dołu wszystkie rzeczy, które musisz zrobić, żeby wyjść na prostą. Wszystkie.
Ta czynność opróżni Twoją głowę z gonitwy myśli - młynka, który wciąż przypomina Ci, że "jeszcze to jest do zrobienia..", "jeszcze tamto..".
Od tej pory ta kartka będzie Twoim podręcznym organizerem. Gdy tylko pojawi się lub przypomni nowa rzecz - dopisujesz ją na kartce. Gdy zrealizujesz jakieś zadanie - skreślasz. Gdy kartka zaczyna się robić nieczytelna - przepisujesz od nowa. I tak w kółko aż wyjdziesz na prostą.
Realizuj realizuj realizuj - po kolei
Wszystko co masz do zrobienia jest na kartce. Wybierz to, co nie może czekać (bo wstrzymujesz pracę zespołu albo podnosisz koszty albo bo po prostu to jest na dzisiaj) i zrealizuj. Od początku do końca lub przynajmniej do momentu, w którym nie możesz się już dalej posunąć ,bo potrzebujesz czegoś lub kogoś na kogo musisz czekać.
Kończysz jedno zadanie i przechodzisz do następnego. Nie ma nawet potrzeby żeby ustawiać je w kolejności - wybierasz po prostu z listy i robisz aż do końca - i skreślasz, żeby go w kółko nie czytać.
Zignoruj swoje niechęci do zadań - "nie taki diabeł straszny..."
Na kartce prawie na pewno znajdą się zadania, na które nie masz ochoty - ciężkie rozmowy, po których spodziewasz się, że będą stresujące, zadania lub problemy, które nie do końca wiesz jak zrealizować.
Rozważanie takich zadań często powoduje spowolnienie i ociąganie się, które kosztuje cenny czas. Zwalczaj to w sobie od razu jak to zauważysz i po prostu rób, bez względu na to czy lubisz czy nie. Z reguły okazuje się, że rozmowy nie były aż takie straszne, a zadania nie były aż tak trudne.
Gdy poczujesz, że znów tracisz kontrolę - powtórz
Jeśli jakimś cudem w trakcie pracy znów poczujesz, że zaczynasz tonąć w natłoku spraw i stres zaczyna brać górę - powtórz cały proces od początku.
I pamiętaj - to tylko praca
Najważniejszą jednak techniką z jakiej warto korzystać, to przypominanie sobie, że "to tylko praca" - to tylko część Twojego życia, na które składa się przecież znacznie więcej.
Nie pozwól by przesadny stres niszczył Ci zdrowie, bo nie warto - wrzuć na luz. Ustaw sobie granicę, przy której mówisz "dość" i po prostu robisz przerwę.