Zapasy

Zapasy są to zakupione lub wytworzone przez przedsiębiorstwo, przeznaczone do sprzedaży lub wykorzystania w produkcji:

• Wyroby gotowe,
• Towary,
• Materiały,
• Produkcja w toku,
• Grunty i nieruchomości przeznaczone do sprzedaży.

W podstawowym rozumieniu, zapasy są dobrami nie wykorzystywanymi przez spółkę w danej chwili, ale trzymanymi z intencją wykorzystania. Zapasy utrzymywane są w celu zapewnienia ciągłości procesu produkcji i sprzedaży. Należy jednak pamiętać, że definicja ta nie jest do końca ścisła, gdyż w księgowości do zapasów zalicza się również produkcję w toku.

Powody utrzymywania zapasów

• Zapasy działają jako bufor zmniejszający ryzyko związane z:
  • niepewnością i terminowością dostaw – łańcuchy dostaw od dostawcy do odbiorcy, bez względu na ich zaawansowanie, często doznają opóźnień. Jakość otrzymanych towarów nie zawsze jest odpowiednia. Dostawcy mogą mieć kłopoty z terminowym dostarczeniem zamówień. Utrzymywanie odpowiednio wysokich zapasów umożliwia przedsiębiorstwu utrzymywanie równomiernej produkcji pomimo fluktuacji czasu dostaw.
  • niepewnością rynku – przedsiębiorstwo nie jest z reguły w stanie ocenić dokładnie jakie będzie zapotrzebowanie na jego produkty. Utrzymując zapasy może ono zaspokoić popyt nawet w przypadku jego niespodziewanego wzrostu.
• Ekonomia skali - Zamawianie surowców, transport, produkcja oraz magazynowanie produktów w większych partiach jest z reguły tańsze w przeliczeniu na jednostkę wyrobu niż wykonywanie wszystkich wymienionych wyżej czynności dla każdego produktu oddzielnie. Dodatkowo, kupując surowce w większych partiach, przedsiębiorstwa mogą często uzyskać rabaty od dostawców. Zapasy w takim przypadku powstają w wyniku tego, że przedsiębiorstwo nie jest w stanie równocześnie wykorzystać wszystkich zakupionych surowców. Są one trzymane jako zapas i systematycznie wykorzystywane. Gdy ich ilość zaczyna spadać do niskich poziomów, przedsiębiorstwo zamawia następną partię.
• Sezonowość sprzedaży produktów – sprzedaż niektórych produktów podlega silnym zmianom sezonowym. Przedsiębiorstwo utrzymując równomierną produkcję, gromadzi zapasy w czasie niskiego popytu, w ten sposób przygotowując się na okres wysokiego popytu. Przykładem takich dóbr mogą być materiały budowlane, na które popyt wzrasta w miesiącach letnich a spada w miesiącach zimowych.
• Sezonowość dostaw surowców – dostępność niektórych surowców może podlegać sezonowym zmianom. W czasie większej podaży przedsiębiorstwo może gromadzić zapasy przygotowując się na okres, gdy dane surowce będą trudniej dostępne. Przykładem takich surowców mogą być owoce sezonowe, które są dostępne i stosunkowo tanie jedynie w ciągu krótkich okresów, poza którymi trudno je uzyskać. Producenci przetworów owocowych będą więc magazynować te owoce i wykorzystywać je w ciągu całorocznej produkcji.

Koszty utrzymania zapasów

Utrzymywanie zapasów wiąże się z ponoszeniem kosztów ich utrzymania. Do kosztów utrzymania zapasów zalicza się:

• koszty magazynowania – jeden z najwyższych kosztów związanych z utrzymaniem zapasów. Do kosztów magazynowania zalicza się: personel, amortyzację budynków, zużycie materiałów pomocniczych oraz czynsze.
• koszty przeładunku i przemieszczania zapasów,
• koszty ubezpieczenia zapasów,
• koszty zużycia i starzenia się zapasów – wiele zapasów, jeżeli nie jest wykorzystanych w odpowiednim czasie, traci na wartości w wyniku starzenia się, zużywania bądź tracenia swoich właściwości. Jednym z lepszych przykładów jest tu przemysł spożywczy, w którym czas przechowywanie konkretnych produktów jest ściśle określony. Po tym czasie niewykorzystane zapasy tracą na wartości gdyż są mniej użyteczne. Innym przykładem mogą być firmy hi-tech, których zapasy starzeją się z powodu szybkiego rozwoju technologicznego oraz wychodzenia z użycia konkretnych rozwiązań.Większość stosowanych na świecie standardów rachunkowości, w tym polska ustawa o rachunkowości oraz IFRS, wymaga od przedsiębiorstw okresowego przeglądu zapasów w celu zidentyfikowania tych, które straciły na wartości oraz odpowiedniego jej dostosowania (wycenienia ich). W przypadku, gdy zapasy straciły na wartości, przedsiębiorstwo zobowiązane jest wykazać stratę z tego tytułu w rachunku wyników.
• koszty uzupełniania zapasów (koszty zamówienia) – są to koszty wynikające z procesu zamawiania oraz otrzymywania zapasu. Będą to koszty składania zamówienia oraz jego odbioru, jak również koszty administracyjne związane z zamówieniem (np. czas pracy, koszty telefonów oraz korespondencji).
• koszty kapitałowe (utraconych korzyści z kapitału) – przedsiębiorstwo utrzymując zapasy, zamraża w nich część swoich środków. Zapasy same w sobie nie generują zysku. Koszty kapitałowe określają tzw. koszt alternatywny utrzymywania zapasów, czyli pokazują zysk, jaki spółka uzyskałaby, gdyby przeznaczyła środki na inne zyskowne przedsięwzięcie. Koszty kapitałowe są kosztem teoretycznym, nie wykazywanym w rachunku zysków i strat.

Zarządzanie zapasami

Z jednej strony zapasy w przedsiębiorstwie są niezbędne, gdyż zapewniają ciągłość produkcji, z drugiej jednak strony ich utrzymywanie powoduje powstawanie kosztów. Celem zarządzania zapasami jest więc utrzymywanie ich na poziomie, który z jednej strony minimalizuje koszty, a z drugiej nie naraża przedsiębiorstwa na nadmierne ryzyko wyczerpania zapasów.

Zapasy z księgowego punktu widzenia

W bilansie zapasy wykazywane są jako jedna z pozycji aktywów obrotowych. Do ich wyceny przykładana jest duża waga, gdyż zmiany w wycenie oraz sposobie ewidencji zapasów mogą znacząco wpłynąć na wynik finansowy przedsiębiorstwa. Każdy kraj tworzy własny zestaw zasad wyceny zapasów dla potrzeb sprawozdania finansowego. Przy wycenie zapasów pod uwagę bierze się następujące elementy:

• Jaką wartość zapasów przyjmować jako koszt ich nabycia (które koszty związane z ich uzyskaniem oraz dostarczeniem będą uznane jako koszty zapasów, a które jako koszty operacyjne).
• Metodę do ewidencji zapasów – metoda ewidencji zapasów określa sposób w jaki spółka księguje przyjęcia i wydania zapasów z magazynu. Jest to szczególnie istotna kwestia w sytuacji, gdy zapasy szybko drożeją. Zależnie od metody bowiem, wartość zapasów w bilansie i wielkość wykazanych kosztów mogą być bardzo różne. Występują trzy podstawowe metody ewidencji zapasów:
  • Metoda szczegółowej identyfikacji
  • FIFO (first in - first out) – “pierwsze weszło pierwsze wyszło”
  • LIFO (last in - first out) – “ostatnie weszło pierwsze wyszło” – metoda niedozwolona w przypadku stosowania IFRS
  • AVG - metoda średniej ważonej
• Odpis aktualizujący wartość zapasów – Każde przedsiębiorstwo prowadzące pełną rachunkowość ma obowiązek corocznego przeglądu zapasów i w przypadku zapasów, których wartość spadła, dokonywania odpowiednich odpisów utraconej wartości zapasów w koszty.