Zasada Pareto, zwana również 80/20, pochodzi od nazwiska ekonomisty Vilfredo Pareto, który żył na przełomie XIX i XX wieku. W swoich badaniach nad rozkładem bogactwa w społeczeństwie odkrył on, że ok. 80% gruntu we Włoszech jest posiadane przez zaledwie 20% obywateli. Idąc dalej Pareto zauważał, że podobne zależności występują również w innych dziedzinach.
Od tamtego czasu zasada Pareto została zaobserwowana w tak wielu sytuacjach, że uogólniono ją do stwierdzenia, że:
80% efektów wywołane jest przez 20% przyczyn
Zasada ta ma szczególne powodzenie w dziedzinie biznesu. Wiele przedsiębiorstw zauważa, że np.
- 20% klientów generuje 80% przychodów,
- 20% zadań zabiera pracownikom 80% czasu,
- 20% sprzedawców generuje 80% przychodów,
- 20% materiału zajmuje 80% powierzchni magazynu, itp.
Zasada Pareto nie jest wszechobecna, jest jednak na tyle często zauważalna, że warto brać ją pod uwagę prowadząc swój biznes. Zasada ta nie działa z idealną precyzją - stosunek może wynosić 75%-25%, 90%-10% lub 95%-5% itd. Ogólnym jej podsumowaniem jest jednak to, że mała część ze wszystkich przyczyn jest odpowiedzialna za większą część rezultatu.
Odniesienie zasady Pareto do własnego biznesu
Wprawdzie zasady Pareto nie można wykorzystać jako ostatecznej i jedynej wyroczni, pozwala ona jednak na dokonanie wielu ciekawych obserwacji i może prowadzić do ważnych refleksji. Obserwując własny biznes warto poszukiwać przejawów zasady 80/20 i wykorzystywać możliwości, które ona ze sobą niesie, np.:
- Czy jesteś w stanie wskazać czynniki kluczowe dla realizacji celów firmy? Często okazuje się, że nie więcej niż 20% z ogółu działań przedsiębiorstwa ma 80% wpływu na jego rezultaty. To są czynniki sukcesu tego przedsiębiorstwa. Na nich przede wszystkim powinna skupiać się uwaga zarządu i wokół nich powinna być tworzona strategia. Wszystkie pozostałe aspekty są poboczne, i chociaż często niezbędne do działania, powinny być realizowane w taki sposób, aby angażować jak najmniej zasobów i uwagi.
- W wielu przedsiębiorstwach 20% klientów generuje 80% przychodów firmy. Warto w takim przypadku zastanowić się nad następującymi sprawami:
- Co odróżnia tych klientów od pozostałych?
- Czy możemy zdobyć więcej właśnie takich klientów?
- Które kanały reklamowe docierają do takich klientów? Czy warto utrzymywać pozostałe?
- Czy możemy sprawić, aby pozostali klienci dorównali im zamówieniami?
- Czy opłaca nam się utrzymywać relacje ze wszystkimi klientami z pozostałych 80%, czy może niektórzy z nich zabierają zbyt wiele uwagi firmy w stosunku do przychodów jakie generują?
- Jeżeli 80% czasu pracowników jest zużywane na 20% czynności, warto przemyśleć:
- Czy nie da się tych właśnie czynności usprawnić, uprościć lub przyspieszyć?
- Może warto część z nich outsourcować?
- Jeśli 20% sprzedawców generuje 80% przychodów to:
- Czego inni powinni się od nich nauczyć, aby poprawić swoje wyniki?
- Czy potrzebujemy wszystkich pozostałych sprzedawców?
- Jeśli 20% komponentów produktu lub usługi generuje 80% kosztu, szukanie oszczędności w tych 20% da najlepsze rezultaty.
- Warto zwrócić również uwagę na reklamę - często 20% wydatków na reklamę generuje 80% rezultatu. W takim wypadku należy zadać sobie pytanie, czy pozostałe 80% środków nie może być lepiej wykorzystane.
- Z punktu widzenia pojedynczego menedżera - 20% czasu pracy poświęcane jest na zadania generujące 80% rezultatów. Pozostała część spędzana jest na znacznie mniej produktywnych zajęciach. Opłacalne jest przeprowadzanie analiz realizowanych zadań i eliminowanie lub oddelegowanie zbędnych.
Powyższe przykłady to tylko czubek góry lodowej rozważań, do których może skłonić analiza 80/20. Jej największą zaletą jest zmuszenie zarządzających do rozważenia zależności przyczynowo skutkowych w ich przedsiębiorstwach. Wymaga ona zadawania szczegółowych pytań na temat tego, co dokładnie wpływa na osiągane przez firmę rezultaty.
Zasada Pareto, choć czasem wydaje się nieco alchemiczna, bardzo często ułatwia „odsianie ziarna od plew" i skupienie się na tym, co naprawdę ma sens i daje wymierne rezultaty oraz odrzucenie tego, co zabiera czas i odwraca uwagę od czynników sukcesu kluczowych dla przedsiębiorstwa.