Księgi pomocnicze i konta analityczne

Konta syntetyczne są kontami, na których zapisanych jest wiele transakcji w porządku chronologicznym. Pomimo, iż służą one dobrze do uzyskania informacji na temat ogólnego poziomu danego składnika bilansu, zupełnie nie nadają się do codziennego zarządzania i administrowania zasobami posiadanymi przez przedsiębiorstwo

Przykładowo, gdyby dana firma wykorzystywała tylko jedno konto do zarządzania należnościami od wszystkich kontrahentów, ustalenie który z nich ile jest przedsiębiorstwu dłużny byłoby niezwykle trudne. W takim wypadku na pomoc przychodzą właśnie konta analityczne.

Konta analityczne to uszczegółowienie kont syntetycznych

Konta analityczne są uszczegółowieniem kont syntetycznych. Wykorzystuje się je, aby rozdzielić zapisy na koncie syntetycznym na mniejsze grupy, dzięki którym można łatwiej zarządzać zasobami, oraz by wprowadzać dodatkowe informacje dotyczące poszczególnych transakcji. Przykładowo dla zapasów - w księdze pomocniczej obok informacji o wartości zapasów, przechowuje się informacje dotyczące ich ilości. Informacji tych nie uzyskamy poprzez przegląd konta syntetycznego.

Zespół kont analitycznych do danego konta syntetycznego nazywany jest często księgą pomocniczą. Niektóre księgi mają swoje nazwy specyficzne - na przykład księga pomocnicza do konta „Środki trwałe” nazywana jest „Rejestrem środków trwałych”.

Najczęściej księgi pomocnicze (konta analityczne) stosuje się do następujących kont syntetycznych:

• środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych - rejestr środków trwałych,
• rozrachunków z dostawcami i odbiorcami - odpowiednio analityka zobowiązań i należności
• rozrachunków z pracownikami
• kosztów
• sprzedaży
• innych elementów majątku lub zobowiązań istotnych dla danego przedsiębiorstwa.

W przypadku niektórych kont posiadanie odrębnej „analityki” jest wymagane przez prawo. Tak jest na przykład dla konta wynagrodzeń pracowników. Na kontach syntetycznych księgowane są jedynie zbiorcze kwoty należności wobec pracowników oraz zbiorcza kwota kosztów wynagrodzeń. W księdze pomocniczej natomiast trzymane są informacje dotyczące wynagrodzeń poszczególnych osób, ich bonusów, kar itp. Dostęp do księgi z wynagrodzeniami jest ograniczony do małej ilości osób, co umożliwia zachowanie w tajemnicy danych poszczególnych pracowników oraz ich wynagrodzenia.

Zasady księgowania na kontach analitycznych

Księgowanie na kontach analitycznych podlega pewnym zasadom, zapewniającym ich spójność z kontami syntetycznymi oraz spójność całego systemu księgowego:

• Zapis powtarzalny - Księgowanie na koncie analitycznym jest dokładnym odzwierciedleniem księgowania na koncie syntetycznym. Księgowanie dokonywane jest w tej samej kwocie i po tej samej stronie co w przypadku księgowania na koncie syntetycznym. Jest to dosłownie kopia księgowania na koncie syntetycznym.
• Kompletność kont analitycznych - Konta analityczne danego konta syntetycznego pokrywają wszystkie transakcje rejestrowane na koncie syntetycznym, co w efekcie powoduje, że:
  • Suma obrotów na wszystkich kontach analitycznych danego konta równa jest sumie obrotów konta syntetycznego.
  • Suma sald wszystkich kont analitycznych danego konta równa jest saldu konta syntetycznego.
• Zapis jednostronny - kontem wymagającym dwustronnego zapisu, zgodnie z zasadą rachunkowości, jest konto syntetyczne. Konta analityczne są jedynie kontami pomocniczymi, na których księgowanie jest powtarzane w celu uzyskania większej przejrzystości danego składnika. Konta analityczne nie wymagają zapisu dwustronnego.

Przykłady

Należności handlowe - zespół kont analitycznych

Przykładem konta, do którego większość przedsiębiorstw prowadzi „analitykę” jest konto należności handlowych.Jest też najbardziej czytelny przykład zastosowania kont „analityki”. Konta analityczne ułatwiają monitorowanie należności i ich spłat od poszczególnych odbiorców. Najczęściej stosowaną metodą jest utrzymywanie odrębnego konta dla każdego odbiorcy.

Środki trwałe

Jak pisaliśmy powyżej księgą pomocniczą do konta syntetycznego „Środki trwałe” jest tzw. rejestr środków trwałych. Rejestr ten jest specyficznym rodzajem księgi pomocniczej, ponieważ służy on dwóm odrębnym kontom syntetycznym jednocześnie: kontu „Środki trwałe” oraz kontu „Umorzenie środków trwałych”. Jest to ułatwienie, pomagające lepiej zarządzać środkami trwałymi. (Teoretycznie można by prowadzić dwie odrębne księgi pomocnicze dla obu kont, jednak nie dawałoby to dodatkowych korzyści, a podnosiłoby ilość pracy).

W przypadku rejestru środków trwałych, z reguły nie mówi się o kontach analitycznych, ale o numerach ewidencyjnych. Każdy środek trwały w firmie powinien mieć swój własny, niepowtarzalny numer ewidencyjny i według niego powinien być wykazywany w rejestrze środków trwałych. W rejestrze środków trwałych księguje się:

• Wszystkie przyjęcia przez spółkę środków trwałych oraz ich sprzedaże. Suma wartości środków trwałych tworzy wartość tzw. brutto środków trwałych posiadanych przez spółkę (bardzo często jest to koszt zakupu środków trwałych), która przedstawiana jest na koncie „Środki trwałe”.
• Dla każdego środka księguje się systematyczne jego amortyzację (umorzenie), które prezentuje utratę wartości z tytułu zużycia tego środka trwałego. Skumulowana amortyzacja prezentuje zużycie środka trwałego od momentu przyjęcia go przez spółkę do użytkowania i jest widoczna na koncie „Umorzenie środków trwałych”.

Konta analityczne w praktyce

W praktyce większość przedsiębiorstw wykorzystuje zinformatyzowane systemy księgowe. W systemach tych występuje wiele różnych rozwiązań prowadzenia kont analitycznych. Tu opiszemy jedynie ogólne, przykładowe podstawy sposobów działania informatycznych systemów kont analitycznych.

Zintegrowane systemy księgowe

Wiele systemów księgowych posiada zintegrowane systemy kont analitycznych dla wielu kont syntetycznych. W takich przypadkach, księgowy dokonuje jedynie księgowania w koncie analitycznym - na przykład księguje fakturę sprzedaży na koncie należności danego klienta, a system sam automatycznie zapisuje transakcję na koncie księgi głównej. Takie rozwiązania najczęściej dotyczą kont rozrachunków, czyli kont należności i zobowiązań, oraz czasem zapasów i środków trwałych. W takich wypadkach bardzo często numery kont analitycznych są przedłużeniem numerów kont syntetycznych. Na przykład konto syntetyczne należności może mieć numer 20000, a konta analityczne kolejne numery 20001, 20002 itp.

Odrębne systemy księgowe

Wiele ksiąg pomocniczych prowadzonych jest jednak w systemach księgowych odrębnych od systemu księgi głównej. W takich przypadkach występuje wiele rodzajów rozwiązań wykorzystywanych przez spółki. Ogólnie można powiedzieć, że są dwa ogólne sposoby księgowania:

• spółka może stosować klasyczną metodę powtórzonego zapisu, jak przedstawiono wcześniej, lub
• w ciągu miesiąca spółka może księgować zdarzenia jedynie w księdze pomocniczej, a następnie księgować zbiorcze kwoty pod koniec okresu na koncie syntetycznym.

Przykładem systemu ewidencji, który będzie z reguły odrębny od systemu księgi głównej będzie system ewidencji wynagrodzeń. Istnieją jednak systemy księgowe, które zawierają również i ten moduł.