(funkcjonowanie i zastosowanie)

Jak dowiedzieliśmy się w poprzednich częściach kursu, księgowanie operacji gospodarczych bezpośrednio na bilansie byłoby kłopotliwe i mało użyteczne. W celu ułatwienia rejestracji zmian poszczególnych składników bilansu, prowadzi się ich ewidencję na kontach księgowych.

Konta służące do ewidencji składników bilansu nazywamy kontami bilansowymi. Wyróżniamy dwa rodzaje kont bilansowych, zależnie od tego, czy służą one do ewidencji składników aktywów czy pasywów. Nazywamy je odpowiednio: kontami aktywnymi i pasywnymi.

Tak jak widać na poniższej ilustracji, każdy składnik bilansu księgowany jest na odrębnym koncie. Poniższy rysunek jest jednak dużym uproszczeniem, ponieważ w rzeczywistości prawie każdy składnik bilansu składa się z wielu mniejszych części, z których każda posiada swoje odrębne konto w celu łatwiejszej ewidencji. Na przykład wszystkie należności nie są księgowane na jednym koncie, ale na wielu, w zależności od ich rodzaju. Z reguły jest też tak, że każdy kontrahent posiada w systemie księgowym oddzielne konto, na którym księgowane są wyłącznie jego należności i zapłaty. O tym jednak będziemy mówić znacznie szerzej, gdy wprowadzimy pojęcie księgi głównej i ksiąg pomocniczych. Na razie musimy zapamiętać, że każdy element bilansu zapisany jest na koncie księgowym. Do księgowania aktywów służą konta aktywne, a do pasywów - pasywne.

Konta aktywne

Na kontach aktywnych księgujemy wartości składników aktywów. Po stronie debetowej (lewej) konta zapisujemy saldo początkowe oraz po tej samej stronie księgujemy wszystkie zwiększenia danego składnika majątku. Po stronie kredytowej natomiast księgujemy wszystkie jego zmniejszenia.

Konta aktywne zawsze wykazują saldo debetowe. Znaczy to, że obrót debetowy konta jest zawsze większy lub równy obrotowi kredytowemu. Jeżeli obroty w danym okresie są równe, saldo końcowe konta wynosi zero.

Konta pasywne

Na kontach pasywnych księgujemy wartości składników pasywów. Po stronie kredytowej (prawej) konta zapisujemy saldo początkowe oraz po tej samej stronie księgujemy wszystkie zwiększenia danego składnika majątku. Po stronie debetowej natomiast księgujemy wszystkie jego zmniejszenia.

Konta pasywne zawsze wykazują saldo kredytowe. Znaczy to, że obrót kredytowy konta jest zawsze większy lub równy obrotowi debetowemu. Jeżeli obroty w danym okresie są równe, saldo końcowe konta wynosi zero.

Otwieranie i zamykanie kont bilansowych

Otwarcie konta bilansowego, polega na wpisaniu jego bilansu początkowego. Następnie na koncie rejestruje się operacje gospodarcze w kolejności chronologicznej nadając im numery.

Konto zamyka się stawiając poziomą linię, pod którą wpisuje się obroty poszczególnych stron. Następnie wylicza się saldo końcowe konta i wpisuje po stronie przeciwnej do tej, na której saldo występuje. Następnie, poprzez zsumowanie obrotów i sald uzyskuje się sumę kontrolną, która powinna być taka sama po obu stronach.