Wyobraźmy sobie firmę
Sens istnienia rachunkowości najlepiej wytłumaczyć na przykładzie. Wyobraźmy więc sobie fabrykę np. lodówek.
Duża fabryka zatrudnia często nawet kilka tysięcy pracowników, pracujących na wielu liniach produkcyjnych, produkujących wiele różnych modelów pralek. Oprócz pracowników fabrycznych, przy każdej fabryce występuje wielu pracowników dodatkowych: działy kadr, kucharze w stołówce pracowniczej, menadżerowie, prezesi, sekretarki, planiści produkcji, kontrolerzy jakości, pracownicy działu zakupów oraz wielu innych działów. Zależnie od wykonywanej pracy, wykształcenia i doświadczenia otrzymują oni różne wynagrodzenia. Dodatkowo każdemu pracownikowi naliczane są składki ZUS oraz inne ewentualne świadczenia. W dużych firmach praktycznie w każdym momencie jacyś pracownicy są na zwolnieniach chorobowych bądź innych. Świadczenia im wypłacane różnią się od ich zwykłej pensji.
Do wyprodukowania każdej pralki firma kupuje kilkaset różnych części od swoich poddostawców: uszczelki, farby, plastikowe pokrętła do regulacji temperatury, kable elektryczne. Niektóre z tych produktów przywożone są z zagranicy. Za takie dostawy płaci się w różnych walutach: dolarach, euro, jenach itd. Wiele materiałów kupowanych jest w większych partiach, trzymanych w magazynach jako zapas oraz wydawanych do produkcji zgodnie z zapotrzebowaniem.
Firma, aby się rozwijać, prowadzi badania nad nowymi produktami. Nasza pracuje nad energooszczędnymi lodówkami przyjaznymi dla środowiska. Każda firma posiada lub wynajmuje jakieś pomieszczenia, w których prowadzi działalność. Nasza fabryka lodówek posiada hale fabryczne, magazyny oraz budynki administracyjne. Dodatkowo posiada osobne biura w dużych miastach, poprzez które dokonuje sprzedaży. W biurach pracują oczywiście sprzedawcy, którym wypłacane są pensje. Sprzedawcy sprzedają lodówki po różnych cenach zależnie od rodzaju. Dodatkowo dla najlepszych klientów przygotowują specjalne rabaty i promocje.
Aby zwiększyć sprzedaż firma reklamuje swoje produkty w radiu, telewizji, gazetach, na bilboardach oraz jest sponsorem narodowej drużyny gimnastycznej.
Od swoich zysków firma co miesiąc odprowadza podatki do urzędu skarbowego. Dodatkowo jako duże przedsiębiorstwo firma płaci podatek VAT, również obliczany i płacony co miesiąc zgodnie z przepisami prawa podatkowego.
Wyobraźmy sobie do tego, że spółka kupiła w zeszłym roku, finansując się kredytem oprocentowanym na 8%, inną spółkę produkującą mikrofalówki za określoną kwotę i jest teraz jej 30% udziałowcem. Co roku spółka córka wpłaca dywidendę z zysku na konto spółki matki, natomiast nasza spółka co miesiąc spłaca ratę zaciągniętego kredytu wraz z odsetkami.
Podejmowanie decyzji – funkcje informacyjne rachunkowości
Podejmowanie decyzji w tak złożonej strukturze jest skomplikowane. Wyobraźmy sobie, że menadżer w naszej spółce musi zdecydować ile będzie kosztował nowy model lodówki, który dopiero ma wejść do produkcji. Koszt wyprodukowania takiej lodówki to nie tylko materiały. Związane są z tym również koszty zaciągnięcia kredytu na wybudowanie nowej linii produkcyjnej, wyszkolenia pracowników, koszty transportu materiałów, remontów hali produkcyjnej, ochrony hali i obszaru fabryki, koszty prądu na oświetlenie. Wiele z tych kosztów nie dotyczy danej lodówki bezpośrednio. Dodatkowo trzeba też zapłacić administracji, księgowym, a także samemu menadżerowi. Przychody ze sprzedaży pralki muszą pokryć ponadto koszty sprzedaży i koszty reklam itd. Nasz menadżer potrzebuje dużej ilości dokładnych informacji, aby być w stanie obliczyć taką cenę, przy której sprzedaż lodówki przyniesie zyski po uwzględnieniu wszystkich kosztów w firmie.
Dzięki systemowi rachunkowości, menadżer będzie znał dokładnie wszystkie historyczne koszty produkcji, włącznie z kosztami pośrednimi, takimi jak wymienione powyżej (ochrona, prąd, administracja) i będzie w stanie na podstawie planów produkcji i przewidywanych kosztów dość dokładnie oszacować cenę sprzedaży.
Inną sytuacją będzie podejmowanie decyzji czy zakupić jeszcze jedną firmę, np. produkującą pralki. Aby ustalić jaka cena jest odpowiednia, menadżer musi wiedzieć jakie dana spółka przynosi zyski, ile warte są jej zapasy, nieruchomości oraz wiedza w postaci patentów, znaków towarowych i innych praw. Ważne dla niego będą też takie informacje jak zaciągnięte przez spółkę kredyty i inne zobowiązania oraz to ilu klientów płaci w terminie za zakupione towary. W tym przypadku wykorzysta on między innymi sprawozdanie finansowe spółki, którą chce kupić, gdzie zgodne z przepisami spółka ta przedstawia swoje wyniki finansowe, stan posiadania, zobowiązania (w tym kredyty) oraz wszystkie inne składniki bilansu. Dzięki jego sformalizowanej formie, menedżer może z dużą dokładnością ocenić kondycję finansową spółki, którą chce kupić.
Funkcja administracyjna rachunkowości
Do produkcji lodówek, firma kupuje duże i drogie pompy. Pompy te sprowadzane są drogą morską z Indii. Firma zawsze trzyma zapas pomp w magazynie, gdyż nie może pozwolić sobie na ich brak – bez nich produkcja stanie. Z drugiej jednak strony, pompy muszą być przechowywane w dużych skrzyniach, zajmujących miejsce w magazynie. Nie można trzymać ich w zbyt dużej ilości, gdyż koszty wynajmu powierzchni magazynowej są wysokie. Firma więc dokładnie monitoruje ilość posiadanych oraz potrzebnych pomp oraz koszty transportu i magazynowania i tak zamawia pompy, aby produkcja nie stanęła, a ogólne koszty transportu i magazynowania były jak najniższe. Dzięki rachunkowości, firma wie kiedy ile pomp należy zamówić, aby zdążyły one dotrzeć zanim zapas pomp się wyczerpie.
Innym przykładem jest to, że firma, aby zachęcić kontrahentów do zwiększania zakupów proponuje im rabaty. Rabaty działają w ten sposób, że każdy klient, jeżeli jego zakupy przekroczą w naszej firmie 100.000 PLN w ciągu roku, otrzymuje rabat w wysokości 5% – wypłacamy mu z powrotem 5.000 PLN, które wydał u nas w firmie. Dzięki prowadzeniu dokładnej księgowości, wiemy który klient ile kupił towaru i czy należy mu się w danym roku bonus czy nie.
Funkcje kontrolne rachunkowości
Menadżerowie w naszej firmie planują produkcję i sprzedaż, inwestycje, reklamę i inne działania w celu jak najefektywniejszego zwiększenia wartości firmy i jak najlepszego zwrotu dla jej akcjonariuszy. Dzięki rachunkowości, w trakcie realizacji swoich zamierzeń, wiedzą oni dokładnie czy idą one zgodnie z planem czy nie. Menadżerowie monitorują czy koszty są na przewidzianym poziomie, czy udaje się uzyskać zaplanowaną cenę sprzedaży, czy inwestycje idą przewidzianym trybem. Dzięki temu w chwili, gdy któreś z przedsięwzięć zaczyna dziać się nie po ich myśli, otrzymują oni natychmiastowe sygnały i mogą szybko podjąć działania naprawcze. Funkcja kontrolna rachunkowości jest obok rachunku kosztów najszybciej rozwijającą się gałęzią rachunkowości - znana jest ona pod nazwą Controllingu.
Sprawozdawczość finansowa
Nasza firma notowana jest na Giełdzie Papierów Wartościowych w Warszawie. Każdy może kupić lub sprzedać akcje naszej firmy. Przepisy prawne wymagają od spółek notowanych na giełdzie składania kwartalnych i rocznych raportów dotyczących osiąganych wyników. Dzięki temu akcjonariusze, którzy nie mają codziennego wglądu w wyniki spółki, mogą zobaczyć jak spółka radziła sobie w ostatnim czasie i podjąć decyzję o kupnie lub sprzedaży akcji. Dzięki sformalizowanym zasadom rachunkowości wszystkie firmy prezentują wyniki w takim samym formacie i w oparciu o takie same zasady. Dzięki temu każdy inwestor giełdowy może porównywać spółki między sobą oraz wyniki tej samej spółki w czasie.
Więcej na ten temat w naszym kursie dotyczącym analizy finansowej
Dodatkowo, 60% akcji naszej spółki jest własnością międzynarodowej grupy kapitałowej, notowanej na giełdach w Londynie i Nowym Jorku. Grupa ta, aby przedstawić rzeczywisty obraz swoich wyników, musi skonsolidować nasze sprawozdanie ze sprawozdaniami pozostałych spółek, które są członkami tej grupy. Często zasady raportowania do grupy kapitałowej różnią się od zasad narzuconych przez prawo Polskie, gdyż są dopasowane do prawa kraju, w którym notowana jest dana grupa. Odpowiedni system rachunkowości umożliwia nam przekazanie właściwej informacji do naszej grupy, która odpowiednio skonsoliduje nasze sprawozdanie oraz ewentualnie inne sprawozdania i stworzy sprawozdanie finansowe dla akcjonariuszy posiadających akcje całej grupy kapitałowej.
Podatki
Urząd Skarbowy wymaga od naszej spółki prowadzenia rachunkowości. Jeżeli uzna, że składane przez nas deklaracje podatku dochodowego lub VAT wymagają kontroli, przyśle do naszej firmy urzędnika skarbowego, który na podstawie zapisów i dokumentów księgowych zweryfikuje, czy wysokość podatku, którą zapłaciliśmy była odpowiednia.
Poza wymienionymi powyżej, rachunkowość spełnia w firmie jeszcze wiele innych funkcji. Zapoznając się z naszymi kursami poznasz większość z nich.
Zapraszamy serdecznie.