Niezbyt książkowa, ale najprostsza definicja rachunkowości może brzmieć mniej więcej tak:
"Rachunkowość jest to sformalizowany system zapisu zdarzeń gospodarczych w firmie, umożliwiający uzyskanie, przetwarzanie i prezentację informacji oraz podejmowanie decyzji."
Zaglądając do książek z rachunkowości, znajdziecie bardziej rozbudowane definicje - ta jednak wystarczy, aby przedstawić o co w rachunkowości chodzi. Po kolei rozłożymy ją na części, dokładnie wyjaśniając co znaczy.
Rachunkowość to sformalizowany system zapisu zdarzeń gospodarczych
Ten element rachunkowości nazywany jest księgowością. W skrócie księgowość polega na zapisywaniu wszystkich zdarzeń gospodarczych zachodzących w firmie, takich jak na przykład:
- Sprzedaż
- Zakupy
- Wypłacanie wynagrodzeń
- Produkcja
- Naliczanie i płacenie podatków
- Złomowanie zepsutych produktów
- Remonty
- Reklama
- itp.
Przyczyn prowadzenia rachunkowości jest bardzo wiele. Kilka najbardziej oczywistych prezentujemy w przykładzie zastosowań rachunkowości w firmie.
Rachunkowość to sformalizowany system, gdyż zapis zdarzeń dokonywany jest w sposób z góry określony. Przez lata wypracowano określone wzorce i metody zapisu księgowego, które stały się standardami obowiązującymi w Polsce i na świecie. Wiele z nich unormowanych jest przez prawo i wymaganych przepisami. W Polsce podstawowym aktem regulującym jest Ustawa o Rachunkowości, w Europie natomiast obowiązują Międzynarodowe Standardy Rachunkowości (MSR) (International Accounting Standards (IAS)) oraz Międzynarodowe Standardy Sprawozdawczości Finansowej (MSSF) (International Financial Reporting Standards (IFRS)). Powszechnie też księgowi spotykają się ze standardami amerykańskimi, ze względu na obecność amerykańskich spółek w krajach na całym świecie. Amerykańskie standardy noszą nazwę US GAAP (United States Generally Accepted Accounting Principles), co można przetłumaczyć jako Powszechnie Stosowane Zasady Rachunkowości w Stanach Zjednoczonych. Od ostatnich kilkudziesięciu lat obserwujemy systematyczne ujednolicanie przepisów i zasad. Polska Ustawa o Rachunkowości coraz bardziej zbliża się do MSR i MSSF, które z kolei powoli wypracowują kompromis z US GAAP. Coraz częściej zaczyna się więc mówić o International GAAP, czyli Międzynarodowych Powszechnie Stosowanych Zasadach Rachunkowości.
Rachunkowość to system umożliwiający uzyskanie, przetwarzanie oraz prezentację informacji oraz podejmowanie decyzji
Rejestrując zdarzenia gospodarcze, firma zdobywa ogromną ilość informacji. Wie ile sprzedała towarów i po jakich cenach, jakie miała koszty oraz jaki wypracowała zysk, potrafi precyzyjnie określić ile jakich materiałów ma na składzie, ile jest akurat produkcji w toku oraz ile ukończonych produktów leży w magazynie. Informacje te są często przetwarzane: agregowane i segregowane a na ich podstawie dokonuje się kolejnych szacunków. Uzyskane w ten sposób informacje prezentowane są zarządom oraz właścicielom spółki, są wykorzystywane przez banki podczas oceny zdolności kredytowej oraz przez Urząd Skarbowy podczas poboru podatków.
Firmy wykorzystują uzyskane informacje również, a w zasadzie przede wszystkim, do podejmowania decyzji. Dzięki danym dostarczanym przez system rachunkowości mogą zdecydować co jest opłacalne a co nie, co należy poprawić, czego dokupić a co zamawiać w mniejszych partiach, którzy kontrahenci płacą w terminie a którzy się spóźniają i którym należy zlikwidować rabaty za terminowość, w co warto a w co nie warto inwestować, itp.
Oprócz powyższych funkcji rachunkowość ułatwia również codzienne prowadzenie biznesu. Dzięki dokładnej informacji ile materiałów znajduje się w magazynie firma wie kiedy zamówić następną partię. Dzięki ewidencji sprzedaży - wie ile konkretny kontrahent powinien zapłacić i kiedy, a w przypadku gdy wynikają nieporozumienia, firma posiada dokumentację księgową na poparcie swojej racji.
Powyżej odpowiedzieliśmy po krótce na pytanie co to jest rachunkowość. Zapraszamy również do zapoznania się z przygotowanym przez nas przykładem, w którym przedstawiamy wykorzystanie rachunkowości. Wykorzystamy do tego fikcyjną firmę produkującą lodówki.