Wyobraźmy sobie, że chcemy jak najszybciej dostać się w pewne ważne dla nas miejsce, do którego zazwyczaj chodzimy piechotą. Mamy dwa wyjścia: pierwsze to iść szybciej a w końcu biec. Drugie - możemy pomyśleć o tym, jakim innym sposobem dostać się w to miejsce na przykład korzystając z pożyczonego naprędce od znajomego roweru.
Za pierwszym razem korzystamy z tradycyjnego sposoby zwiększania efektywności, który polega na zwiększeniu wydajności (tu: tempa) istniejącego procesu. Przy drugim mówimy o znalezieniu usprawnienia albo też poszukiwaniu innowacji. Podstawowym pytaniem, które zadaje sobie osoba szukająca usprawnienia to: jak zrobić to inaczej, by uzyskać lepszy efekt?
Jakkolwiek pytanie to wydaje się oczywistym sposobem podnoszenia efektywności w praktyce napotyka na barierę. Co nią jest? Brak czasu na stawianie sobie tego pytania. Wszechobecna presja czasu i wyniku paradoksalnie obniża gotowość do szukania innowacji/usprawnień, choć to właśnie one stanowiłyby odpowiedź na codzienne wyzwania.
Świetnie ilustruje to opowieść o pewnym wędrowcy, który w lesie zobaczył pracujących pełną parą w skwarze drwali. Gdy podszedł bliżej przyjrzał się ich narzędziom postanowił pomóc i powiedział: „drwalu, pozwól, że pomogę ci naostrzyć piłę, bo jest mocno stępiona”. Co na to drwal? „Nie mam czasu, bo muszę piłować”.
Ta opowieść świetnie oddaje dylemat innowatora: czy warto tracić czas na szukanie innowacji, jeśli w tym czasie mogę zrobić tyle innych rzezy, które poprawią moje wyniki już teraz? Symboliczne „ostrzenie piły” wymaga bowiem chwili czasu. Jednak ta chwila przeliczona na wymierne korzyści w dłuższej perspektywie bywa nieoceniona.
Gdzie szukać innowacji/usprawnień?
Praktyka dowodzi, że najlepiej przyjmują się pomysły usprawnień zgłoszone przez osoby, które same z nich później będą korzystać. Dlatego tak ważne jest tworzenie atmosfery sprzyjającej innowacjom.
Gdzie w praktyce znajdujemy inspirację do innowacji?
1.W niespodziewanym sukcesie i analizie jego źródeł
W żadnym innym obszarze możliwości innowacyjne nie są mniej ryzykowne, a ich realizacja mniej żmudna. W praktyce jednak sukces, jako źródło innowacji bywa lekceważony, przykuwając znaczenie mniej uwagi niż ewentualne porażki, które chętniej się analizuje.
Warto zatem postawić pytanie: dzięki czemu się udało?, co z tych działań/rozwiązań warto zaimplementować albo wzmocnić w przyszłości?
2. W niespodziewanej porażce (awarii, błędach) i analizie jej przyczyn
Porażka rzadko przechodzi niezauważona. Często jednak staje się przyczynkiem do szukania odpowiedzialności za jej sprawstwo (czyli działaniem wstecz) a nie – szukaniem w niej możliwości zmiany (czyli działaniem do przodu).
Możliwości innowacyjne tkwiące w porażce to:
- Prognozowanie porażki, by jej zapobiec: co może się stać, gdy..?
- Lessons Learned czyli wyciąganie wniosków z zaistniałych zdarzeń poprzez staranną analizę całego kontekstu zdarzenia
3.Niespodziewanym zjawisku zewnętrznym czy niezgodnościach między tym, co dostarczamy klientowi a tym, jakie są jego aktualne potrzeby
„Niespodziewane zjawiska zewnętrzne” to zdarzenia, które nie znajdują prostego uzasadnienia w informacjach i liczbach, które służą do zarządzania organizacją. Ich tło często wiąże się ze zmieniającą się potrzebą rynku, której przeoczenie bywa brzemienne w skutki.
Możliwości innowacji stwarzają tu pytania:
- jakie wartości na naszym rynku stają się obecnie ważne?/mniej ważne?
- jaką potrzebę naszego klienta zaspakajamy obecnie, a jakiej możemy wyjść naprzeciw?
4.Niezgodnościach między rzeczywistością a założeniami o niej
Istnieje porzekadło „nie warto walić głową w mur”. Pokazuje ono, że w życiu zdarza nam się walczyć z niesatysfakcjonującym nas rezultatem, choć… nie może on po prostu być inna. Jest skutkiem niewłaściwych założeń, które nie znajdują potwierdzenia w rzeczywistości.
Jedynym sposobem zmiany rezultatu jest ponowne przyjrzenie się założeniom, które mogą być już nieaktualne w związku z nową sytuacją rynkową.
5.Niezgodnościach w rytmie albo logice procesu
Tym razem chodzi o niezgodność, która jest rejestrowana przez osoby obsługujące proces. Te osoby często odczuwają dyskomfort związany z jakimś odcinkiem obsługiwanego przez siebie procesu. Zatem proste pytanie:
„gdzie ten dyskomfort występuje?”
prawdopodobnie spotka się z odpowiedzią, która może stać się inspiracją do usprawnienia. Niestety w praktyce często brakuje zarówno takich pytań adresowanych do osób proces obsługujących, jak i osoby, która chciałaby słuchać i wykorzystać odpowiedzi.
6.W szeroko rozumianej potrzebie
„Potrzeba jest matką wynalazku”. Zasadne jest więc pytanie: jak gromadzimy i wykorzystujemy odczuwane potrzeby , które mogą stać się możliwościami usprawnień/innowacji?
Jak często i komu zadawać warto pytanie: „czego potrzebujesz, by móc osiągać lepsze rezultaty?”
Aby wyjść naprzeciw tym potrzebom kluczowe jest stworzenie w organizacji warunków do zaistnienia innowacji jej dwóch wymiarach:
1. zgłaszanie pomysłów:
- codziennych drobnych usprawnień (zgodnych z filozofią Kaizen) – często mogą zachodzić dzięki zgłaszania pomysłów indywidualnych,
- kreatywnych działań, których celem jest uzyskanie zmiany jakościowej – ukierunkowanej na nowe sposoby dochodzenia do rezultatu – często mogą zajść jedynie dzięki pracy zespołowej,
2. wdrażanie pomysłów:
- udrażnianie ścieżki równa się wymierne zyski dla Firmy,
- angażowanie pracowników we wdrażanie pomysłów równa się ich większe zaangażowanie w przyszłości i jest kołem napędowym do innowacyjności,
- są osoby, które nie zgłaszają pomysłów, ale świetnie angażują się w ich wdrażanie. Możemy więc mieć dwie role: siewcy pomysłów, ale i ich realizatora. Zwiększa to pulę osób zaangażowanych.
Pytania, które warto sobie postawić?
- Jak w praktyce tworzyć warunki do znajdowania usprawnień/innowacji?
- Jakimi metodami analizować istniejące zjawiska i szukać ich przyczyn?
- Jakimi metodami poszukiwać niestandardowych rozwiązań istniejących sytuacji, przełamując tendencje do rozwiązań rutynowych?
- Jak filtrować i selekcjonować pomysły w oparciu o kryteria związane z ich przydatnością biznesową?