czyli co i dlaczego księgujemy

W poprzedniej części naszego kursu księgowości poznaliśmy charakterystykę poszczególnych pozycji w bilansie. Poznaliśmy podstawowe rodzaje aktywów i pasywów. Jak już wiemy, bilans przedstawia nam statyczny obraz przedsiębiorstwa, czyli jego stan „na dany moment”.

Każdy jednak wie, że firma nie jest tworem statycznym tylko dynamicznym, w którym ciągle realizowanych jest wiele procesów (przykłady możecie zobaczyć w sekcji przykłady zastosowania rachunkowości). W każdym przedsiębiorstwie też, wartości poszczególnych składników bilansu ulegają zmianom: Firma kupuje i sprzedaje zapasy, produkuje wyroby gotowe, spłaca zobowiązania i zaciąga kredyty. Aby bilans przedsiębiorstwa był aktualny z księgowego punktu widzenia i przedstawiał prawidłowo jego sytuację finansową, musi ono rejestrować odpowiednie zdarzenia gospodarcze. Rejestrowanie to nazywamy księgowaniem.

Operacje gospodarcze

Zanim opiszemy jak przedsiębiorstwo dokonuje księgowań, musimy określić jakie zdarzenia gospodarcze będą w rzeczywistości księgowanie. Nie każde bowiem zdarzenie w firmie wywołuje zmiany wymagające zaksięgowania.

Jedynymi zdarzeniami, które są przez firmę księgowane są zdarzenia nazywane operacjami gospodarczymi. Operacje gospodarcze to takie zdarzenia, które spełniają poniższe warunki:

1. Dają się wyrazić w wartościach pieniężnych. Zaznaczyć tu należy, że często stosuje się również ewidencję w jednostkach naturalnych (np. w sztukach bądź kilogramach), jest ona jednak jedynie pomocnicza i nie może zastąpić ewidencji wartościowej.
2. Powodują zmiany w stanie posiadanych zasobów i/lub źródłach ich finansowania, czyli powodują zmiany w bilansie po stronie aktywów, po stronie pasywów lub po obu stronach jednocześnie.
3. Wchodzą w zakres działalności danego przedsiębiorstwa. Jest to zgodne z metodą podmiotową rachunkowości, według której wszystkie zdarzenia gospodarcze muszą być rozpatrywane z punktu widzenia danego podmiotu gospodarczego. Księguje się tylko takie operacje, które bezpośrednio zmieniają wartość aktywów i pasywów. (Tu zaznaczyć należy, że występuje grupa operacji księgowych nie spełniająca powyższych warunków. Są to operacje wynikające z wymogów formalnych oraz operacje rozliczeniowe i przegrupowujące. Tymi rodzajami operacji zajmiemy się dopiero w następnych częściach kursu.)
4. Muszą być rozpatrywane równocześnie z dwóch punktów widzenia. Będziemy o tym mówić więcej w dalszej części tego kursu. Chodzi tu o to, że operacje gospodarcze zgodnie z zasadą podwójnego zapisu wywołują równocześnie dwie równe wartościowo zmiany w stanie aktywów i/lub pasywów.

Zgodnie z powyższymi warunkami zauważyć możemy, że rzeczywiście nie wszystkie zdarzenia zaliczane będą do operacji gospodarczych, a tym samym nie wszystkie ujmowane będą w ewidencji księgowej.

Przykłady operacji gospodarczych - zdarzeń, które zostaną zaksięgowane

Poniżej znajdują się przykłady zdarzeń spełniających definicję operacji gospodarczej oraz ujmowanych w ewidencji księgowej przedsiębiorstwa, czyli innymi słowy - księgowanych. Na pierwszym przykładzie przedstawiliśmy, że wszystkie powyższe wymagania odnośnie klasyfikacji zdarzenia jako operacji gospodarczej są spełnione:

1. Zakup materiałów - zakup materiałów spełnia warunki wymienione powyżej:
   1. Da się wyrazić wartościowo - cena zakupu jest zawsze jasno ustalona oraz poparta fakturą, lub przynajmniej rachunkiem.
   2. Zakup materiałów powoduje zmiany zasobów i/lub źródeł ich finansowania:
      • jeżeli zakup zostanie dokonany za gotówkę, zmiany nastąpią jedynie w aktywach posiadanych przez jednostkę: wzrośnie wartość materiałów w magazynie a spadnie ilość gotówki;
      • jeżeli zakup dokonany zostanie przy użyciu kredytu kupieckiego, czyli z odroczonym terminem płatności, zmianie ulegną zarówno zasoby jak i źródła ich finansowania: wzrośnie wartość materiałów oraz wzrośnie wartość zobowiązań wobec dostawców.
   3. Zakup materiałów przez przedsiębiorstwo jest oczywiście zdarzeniem, które wchodzi w zakres jego działalności podpunktach wywołuje zmiany podpunktach stanie aktywów i pasywów.
   4. W podpunktach powyżej przedstawiliśmy już dwoistość zapisu operacji zakupu materiałów (materiały - gotówka lub materiały - należności). Zakup ten zawsze wywołuje zmianę równocześnie dwóch wartości.

A oto inne przykłady:

Reklama
2. Otrzymanie przelewu z banku z tytułu zaciągnięcie kredytu;
3. Wykorzystanie przyznanej linii kredytowej w rachunku bieżącym;
4. Spłacenie zobowiązania;
5. Otrzymanie zapłaty od dostawcy;
6. Wpłata dywidendy dla akcjonariuszy;
7. Przekazanie wyrobów gotowych z produkcji na magazyn;
8. Złomowanie zepsutej maszyny produkcyjnej;
9. itd.

Przykłady zdarzeń, które nie są operacjami gospodarczymi - nie zostaną zaksięgowane

Poniżej znajdują się przykłady zdarzeń zachodzących w firmie, które nie spełniają warunków operacji gospodarczych i nie są ujmowane w ewidencji księgowej przedsiębiorstwa.

• Otrzymanie zamówienia od klienta - Wprawdzie wiele firm posiada systemy, w których zamówienia są rejestrowane, niemniej jednak otrzymanie zamówienia nie jest operacją gospodarczą, ponieważ nie powoduje zmiany w stanie zasobów ani źródłach finansowania przedsiębiorstwa. Dopiero realizacja zamówienia, czyli wysyłka towarów, będzie operacją gospodarczą. Interesującą ciekawostką może być fakt, że w wielu firmach, w celu usprawnienia zarządzania, system rejestrujący zamówienia jest zintegrowany z systemem księgowym. Wysyłka towarów oprócz wywołania zapisu księgowego zamyka również otwarte zamówienie. Jakkolwiek jednak zinformatyzowany jest system księgowy w przedsiębiorstwie, zasady rozpoznawania zdarzeń księgowych pozostają niezmienne.
• Uzyskanie w banku linii kredytowej w rachunku bieżącym - Fakt uzyskania dostępu do linii kredytowej nie powoduje jeszcze zmian w stanie zasobów ani źródłach finansowania. Dopiero w sytuacji, gdy spółka rozpocznie korzystanie z linii kredytowej (wyciągnie z niej pieniądze lub dokona płatności), następuje operacja gospodarcza. Zmienia się wtedy wartość zobowiązań z tytułu kredytów i pożyczek oraz z drugiej strony zmienia się wartość składnika, na który przeznaczone zostaną środki z linii kredytowej - na przykład zobowiązania z tytułu dostaw i usług.
• Podpisanie umowy o pracę z pracownikiem - Operacją gospodarczą będzie dopiero powstanie zobowiązania z tytułu wynagrodzeń, ubezpieczeń społecznych itp. Sam fakt podpisania umowy nie jest jeszcze operacją gospodarczą.
• Złożenie zamówienia przez spółkę na dostawę materiałów - Operacja gospodarcza będzie miała miejsce dopiero, gdy spółka otrzyma materiały lub fakturę za dane materiały. Do tego czasu żadna informacja nie jest wprowadzana do systemu księgowego.