Zasady rachunkowości

Zasady rachunkowości stanowią podstawowe wzorce postępowania w rachunkowości. Dzięki nim rachunkowość zapewnia wiarygodność, kompletność i terminowość dostarczanych informacji. Zasady te są tak kluczowe dla prawidłowego działania systemu rachunkowości, iż nazywa się je często nadrzędnymi zasadami rachunkowości¹. Celem tych zasad jest spowodowanie, aby rachunkowość prezentowała wierny i rzetelny obraz przedsiębiorstwa (ang. true and fair view). Poniżej przedstawiamy zasady rachunkowości:

1. Zasada memoriału

Zasada memoriału polega na ujmowaniu w księgach rachunkowych oraz sprawozdaniu finansowym wszystkich operacji finansowych jakie dotyczą danego okresu. Zasada ta powoduje, że nie wolno ujmować w danym okresie operacji dotyczących innych okresów sprawozdawczych. Podkreśla się, że w szczególności należy wykazać wszystkie przypadające na dany okres przychody oraz odpowiadające im koszty, bez względu na termin ich zapłaty. Brzmi to dosyć skomplikowanie, ale w rzeczywistości takie nie jest. Najlepiej przedstawimy to na przykładzie:

Wyobraźmy sobie sprzedaż produktu. Tuż przed Sylwestrem nasza firma wydała z magazynu 10 lodówek jednemu z hurtowników. Fakturę wystawiliśmy mu jednak dopiero 2 stycznia, a zapłatę otrzymaliśmy po 30 dniach, czyli w lutym. Powstałoby pytanie – w którym roku i w którym miesiącu powinniśmy zaksięgować sprzedaż. Otóż wg. zasady memoriału sprzedaż ujmujemy już w momencie wydania towaru, ważne jest bowiem rzeczywiste zdarzenie, a nie jego rozliczenie pieniężne. W ten sposób na koniec roku nie będziemy prezentować w księgach towaru, którego tam w rzeczywistości nie ma. Nie otrzymaliśmy wprawdzie jeszcze zapłaty, dlatego w księgach powstanie nam należność od odbiorcy, którą on ureguluje w lutym. Moment wystawienia faktury natomiast jest momentem sprzedaży jedynie z podatkowego punktu widzenia, nie księgowego.

Dodatkowo, koszty związane z wyprodukowaniem lodówki ujęte będą w księgach również dopiero w grudniu, nawet jeśli lodówka zmontowana została wiele miesięcy wcześniej. Do tego czasu wszystkie poniesione koszty prezentowane będą jako zapas. Aby lepiej to zrozumieć, można spojrzeć również na przykład poniżej. Dokładne rozpisanie tej i podobnych transakcji przedstawimy w kolejnych kursach.

2. Zasada współmierności

Zgodnie z tą zasadą w księgach rachunkowych i wyniku finansowym należy ująć wszystkie osiągnięte przez jednostkę przychody oraz wszystkie koszty związane z ich uzyskaniem, a więc koszty współmierne z osiągniętymi przychodami.

Aby przedstawić to na przykładzie, wyobraźmy sobie, że firma wyprodukowała 15 lodówek po koszcie 100 złotych każda, sprzedała natomiast tylko 10 – po 120 złotych. Przychody wyniosą więc 1200 złotych. Zgodnie z zasadą współmierności, koszty dotyczące sprzedanych lodówek to koszty wyprodukowania 10 lodówek a więc 1000 złotych. Firma wykaże więc w danym okresie 200 złotych zysku. Pozostałe 5 lodówek wykazanych będzie jako zapas i wycenionych po koszcie wytworzenia, czyli po 100 złotych każda – zapas wyniesie 500 złotych. To 500 złotych zostanie zaksięgowane jako koszt dopiero w momencie sprzedaży lodówek, jako koszt wytworzenia wyrobów sprzedanych, lub w przypadku ich złomowania.

3. Zasada ostrożnej wyceny

Zasada ostrożnej wyceny dotyczy sposobu wyceny składników majątkowych oraz zaliczania przychodów, kosztów, strat i zysków do wyników danego okresu. Zasadę tą można by w zasadzie nazwać zasadą 'pesymistycznego podejścia', ponieważ wymaga ona, aby nie ujmować majątku i przychodów w wielkościach zawyżonych oraz kosztów i zobowiązań w wielkościach zaniżonych.

Aby zilustrować to przykładem, weźmy zapasy z poprzedniego przykładu. Ich łączna wartość jest wyceniona na 500 złotych, gdyż jest to koszt jaki ponieśliśmy na ich wyprodukowanie. Nie możemy księgować ich po cenie sprzedaży równej 120 zł, gdyż jest to cena wyższa od ich kosztu jednostkowego, a dopóki nie sprzedamy danej sztuki zapasu nie jesteśmy wcale pewni, czy na pewno taką cenę otrzymamy. Gdyby jednak cena rynkowa naszych lodówek spadła poniżej 100 zł, do np. 80 zł za sztukę, do wyceny zapasów musielibyśmy przyjąć pesymistyczny wariant zakładający, że ceny nie wzrosną i że nasze lodówki warte są już tylko po 80 zł za sztukę, czyli w sumie 400 złotych. Różnicę równą 100 złotych należałoby odpisać w koszty.

Podobnym postępujemy z należnościami. Pomimo iż w rzeczywistości za 10 lodówek sprzedanych w przykładzie powyżej należy nam się 1200 złotych, to jeżeli wiemy, że jeden z kontrahentów nie zapłaci za zakup i w sumie otrzymamy jedynie 1000 złotych, w sprawozdaniu wykazujemy należności w kwocie 1000 zł. Pozostałe 200 złotych odpiszemy, obniżając wynik finansowy okresu, w którym dowiedzieliśmy się, iż najprawdopodobniej ich nie otrzymamy. Ważne jest aby pamiętać, że odpisu takiego dokonujemy również w przypadku, gdy rozwiązanie sytuacji z kontrahentem nie jest pewne – jeżeli tylko wystąpi podwyższone ryzyko nieotrzymania należności, musimy przyjąć pesymistyczny wariant.

4. Zasada istotności

Według tej zasady, dokonując wyboru rozwiązań stosowanych w rachunkowości, należy wykorzystać te i tylko te uproszczenia dozwolone przez przepisy, które ułatwią i zapewnią przedstawienie jasno wszystkich zdarzeń istotnych do oceny sytuacji majątkowej, finansowej oraz wyniku finansowego jednostki. Wykorzystywane uproszczenia nie mogą w żadnym razie wywierać ujemnego wpływu na rzetelność obrazu jednostki.

Przygotowując sprawozdanie finansowe, firmy mogą stosować różne rodzaje uproszczeń, ułatwiające sporządzenie sprawozdania oraz powodujące, że samo sprawozdanie zawiera mniej szczegółów, dzięki czemu jest czytelniejsze. Firmy mogą stosować tego typu uproszczenia tak długo, dopóki nie powodują one, że czytający sprawozdanie może zostać wprowadzony w błąd na temat sytuacji finansowej danej firmy. Na przykład, jeżeli spółka posiada bardzo niewielkie ilości materiałów jakiegoś typu, można je ująć łącznie z inną pozycją. Przeglądając sprawozdania spółek, zauważyć można, że małe wartości występują bardzo rzadko. Z reguły podłączone są do innych, większych pozycji. Prezentowane oddzielnie nie wnosiłyby one dodatkowej informacji, ich ilość mogłaby natomiast zaciemniać ogólny obraz przedsiębiorstwa.

5. Zasada ciągłości

5. Zasada ciągłości polega na stosowaniu w kolejnych latach przyjętego sposobu postępowania, w celu zapewnienia porównywalności kolejnych okresów sprawozdawczych. W szczególności dotyczy to metod wyceny składników majątku (środki trwałe, zapasy, należności itp). Dzięki stosowaniu tych zasad osoby porównujące sprawozdania finansowe z kolejnych lat mogą wyciągać właściwe wnioski na temat tendencji zachodzących w przedsiębiorstwie. Ewentualne zmiany przyjętych zasad muszą mieć uzasadniony charakter.

Gdyby, na przykład, spółka co roku zmieniała metodę wyceny zapasów, pomimo że ich ilość byłaby taka sama, każdego roku w sprawozdaniu finansowym występowałyby w innej wartości. Osoba oglądająca sprawozdanie mogłaby na przykład dojść do wniosku, że spółka polepszyła efektywność zarządzania zapasami, gdy w rzeczywistości zmieniła metodę ich wyceny na taką, która spowodowała księgowy spadek ich wartości.

6. Zasada wyższości treści nad formą

Zasada wyższości treści nad formą oznacza, że operacje muszą być ujęte w księgach i wykazane w sprawozdaniu zgodnie z ich treścią i rzeczywistością ekonomiczną, nawet jeśli z formalnego punktu widzenia nie powinny się tam znaleźć.

Dotyczy to również sposobu prezentacji zdarzeń. Jeżeli wykazanie w sprawozdaniu zdarzenia zgodnie z zasadami rachunkowości spowodowałoby zaciemnienie rzeczywistego obrazu, należy pominąć zasady i wykazać transakcję tak, aby była ona czytelna dla odbiorców.

7. Zasada zakazu kompensat

Zgodnie z tą zasadą ważne kategorie w rachunkowości należy w sprawozdaniu finansowym wykazywać oddzielnie. Nie wolno ich dobrowolnie kompensować. Oznacza to, że jeżeli przedsiębiorstwo wykazuje np. należności i zobowiązania z danym kontrahentem, należy ująć je oddzielnie, a nie łącznie jako różnicę pomiędzy nimi. To samo dotyczy wszystkich pozostałych elementów bilansu, w tym podatków odroczonych.

Zasada ta nie jest ścisła i ma odniesienie głównie do bilansu. W sprawozdaniu finansowym bowiem występują pozycje, które przedstawia się netto, pokazując zysk lub stratę na danej pozycji. Przykładem tego są np. zyski i straty z tytułu różnic kursowych albo zysk/strata ze zbycia niefinansowych aktywów trwałych. Wyjątków tych jest jednak stosunkowo niewiele.

8. Zasada kontynuacji działalności

Według tej zasady przyjmuje się założenie, że jednostka będzie w najbliższej przyszłości prowadziła działalność gospodarczą, nie zamierza jej zaprzestać ani nie jest zmuszona do likwidacji ani istotnego ograniczenia działalności. Oceny tej dokonują kierownicy spółki w momencie przystępowania do sporządzania sprawozdania finansowego.

Zasada ta jest ważna z tego powodu, iż w sytuacji, gdyby spółka planowała zakończenie działalności, cały jej majątek należy wycenić według cen rynkowych możliwych do uzyskania, a nie tak jak odbywa się to w przypadku kontynuacji działalności.